Wozu ein Dokumenten-Management-System (DMS)?

Ganz klar: Sie sparen Zeit und Geld!

Dokumente sind wichtige zentrale Elemente in jedem Unternehmen – unabhängig von der Größe und Branche. Sie liegen in vielfältigen Formen vor und werden häufig an vielen unterschiedlichen Orten abgelegt. So finden sich Angebote oftmals auf der lokalen Festplatte wieder, während E-Mails auf dem Exchange Server liegen, Bestellungen als Papierbelege in Akten eingeheftet und Rechnungen im Buchhaltungsprogramm gespeichert werden. Benötigt man alle zu einem Kunden oder einem Vorgang gehörenden Dokumente auf einen Blick, beginnt eine meist langwierige und aufwendige Suche. An diesem Punkt bietet Ihnen ein Dokumenten-Management-System klare Vorteile.

10 gute Gründe für ein DMS:

  1. Sie sparen Zeit, weil Sie alle Dokumente ganz schnell in einem zentralen Archiv finden.
  2. Sie sparen Geld, weil Kosten für Archivräume und Büromaterial auf ein Minimum reduziert werden.
  3. Sie verkürzen Ihre Geschäftsprozesse, weil alle relevanten Personen (gleichzeitig) Zugriff auf die Dokumente haben und somit der Workflow optimiert wird.
  4. Sie gewinnen Platz, weil das Dokumenten-Management-System aus Aktenordnern und Papierstapeln übersichtliche Ordner auf Ihrem Computer oder Server macht.
  5. Sie können von überall zugreifen. Öffnen und bearbeiten Sie Dokumente von beliebigen Standorten – auch unterwegs.
  6. Sie lernen den Umgang mit dem DMS schnell und einfach, weil es eine gut verständliche Benutzerführung bietet und wir Ihnen gerne beim Einstieg helfen.
  7. Sie verwalten Ihre Dokumente absolut sicher, weil alle Daten unter höchsten Sicherheitsstandards übertragen werden.
  8. Sie schützen Ihre Dokumente, weil sie unveränderbar und fälschungssicher archiviert werden.
  9. Sie entlasten Ihre Mitarbeiter, weil sie durch die organisierte Struktur des DMS Zeit und Nerven sparen.
  10. Sie haben eine optimale Übersicht, weil die digitalen Ordner und Unterordner sich nach Ihren individuellen Anforderungen strukturieren lassen.

Mit dem von uns entwickelten Lösungsansatz DokuCase integrieren wir Ihr DMS in kürzester Zeit. Sie profitieren von besonders einfachen und flexiblen Funktionen.

Rufen Sie uns jetzt an, um einen persönlichen Termin zu vereinbaren. (0271-7412005)

Was ist ein Dokumenten-Management-System und wie funktioniert es?

Ein Dokumenten-Management-System ist zunächst einmal ganz einfach ein Softwareprogramm. Mit einem DMS werden große Papierstapel und Aktenberge in übersichtliche Ordner auf dem PC umgewandelt. Es handelt sich dabei um ein zentrales Archiv, in dem alle Dokumente (Papierbelege, Word- und Excel-Dateien, Bilder, PDF-Dokumente, E-Mails, etc.) teil- oder vollautomatisch abgelegt werden.

Und so funktioniert es: Alle eingehenden Papierbelege werden mit einem Dokumenten-Scanner digitalisiert, ein Abbild des Beleges wird also auf dem Computer gespeichert. Nach Ihren Wünschen und Bedürfnissen können die Dokumente in unterschiedlichen Ordnern oder Unterordnern abgelegt werden. Mit der entsprechenden Einstellung erledigt der Scanner das sogar automatisch. So könnten Sie beispielsweise Ordner für die Themen Lieferscheine, Lohnbuchhaltung oder Schriftverkehr anlegen. Auf diese Weise können Sie Ihre Belege ganz strukturiert verwalten. Auch digitale Dokumente lassen sich auf diese Weise an einem zentralen Platz speichern. Insbesondere bei der Suche nach Dokumenten, erspart Ihnen ein DMS viel Zeit und Mühe: Statt Akten zu durchforsten und zig verschiedene Speicherorte Ihres Netzwerkes abzusuchen, brauchen Sie einfach nur einen entsprechenden Suchbegriff in Ihrem DMS einzugeben und schon liegt Ihnen das Gesuchte vor – in Sekundenschnelle.

Wir helfen Ihnen bei der Einrichtung, so dass Sie sehr schnell starten können. Rufen Sie uns jetzt an, um einen persönlichen Termin zu vereinbaren. (0271-7412005)

 

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